部下に対して指示を出す時にどうしても上手く伝わらない。
何回も同じ指示をしなきゃいけないのがストレス。
もしかしたらそれって指示が下手くそなのかもしれません！
Aくんの話
僕の友人にA君という奴がいるのだが
そいつが疲れた顔をしていたので話を聞いてみた。
どうやらA君のアルバイト先で上司にあたる正社員のBさんとうまく言っていないようだった。
仕事は簡単な掃除でBさんは軽トラの運転手でA君に指示を出しながら一緒に掃除をするのだが
A君いわく
「指示があいまいで困ることがある」
例えば
掃除中に
「あの路地から軽トラの方に向かって掃除してゴミは荷台に捨てて、終わったら上にいるから来てくれ」
上ってどこだよ！っと思ったら
軽トラの近くの脇道に坂と階段があってそこを掃除していた。
A君はそんなBさんに不安を覚えつつも仕事をしていた。
仕事が終わり、トラックや道具を洗っているBさんに指示を仰ぐ。
Bさんは聞き取りにくい小さい声で
「そのカゴを前に持っていって裏返して」
A君はカゴを持って軽トラの前に持っていったら
「荷台の上だよ」
Bさんに言われたり
「足元を箒ではいて」
と言われたので竹箒を持って足元をはこうとしたのだが
「違う！」と怒られたそうだ
Bさんは軽トラの助手席の足元を掃除して欲しかったらしい
A君は「俺、バカだからな〜」
と落ち込んでいたが
Bさんが「助手席の足元を箒ではいて」
と指示しないのが問題だ。
僕が聞いた限りじゃ指示の内容に不備がある。
Bさんは指示を出すのが下手みたいだ
Bさんのようにならないためにどうすれば良いのか？
まず基本の4W1H1Sとか5W3Hができてない
4W1H1Sとは
what：（作業内容）何をするか
who：（単独ORチーム）誰とするか
why：（目的）何故しなくてはいけないのか
when：（期限）いつまでにすることなのか
how：（方法）どうやってするか
spare：（代替案）
何をするか？誰とするか？何故しなくてはいけないのか？
いつまでにしなくてはいけない。
どうやってするのか？
代替案、どれが欠けてもダメです。
意識して指示するだけでもかなり伝わりやすくなりますね。
4W1H1Sを意識するだけでもかなり指示が具体的になります。
「○○の書類をCさんと手分けして明日までに作ってほしい、D社との商談に使うから、過去のデータをエクセルで見てまとめてほしい」
かなり具体的な指示になります。
あれとかこれを排除して書類を作ってほしいとか明日までなどなどきちんと役割を決めているし分かりやすい。
5W3H
ア）When： （いつ）
イ）Who： （誰が）
ウ）Where： （どこで）
エ）What： （何を）
オ）Why： （なぜ）
カ）How to： （どのように）
キ）How much：（いくらで）
ク）How many：（いくつ）
4W1H1Sと5W3Hどっちも同じようなものです
また指示の出し方もいろいろあって
①民主型
ア）「相談する」「誰がやってくれるか」等の有志を募る時。イ）危険な作業・不快な作業の時。
ウ）激しい労働・特殊な仕事をさせる時。
エ）担当以外の仕事をさせる時。
②独裁型
ア）急を要する時・危険を警告する時。イ）現に無駄が行われている時。
ウ）現に規律が守られていない時。
エ）判断力に乏しく迷いのある人に対して（新人）。
オ）断定的に明快に命令する時。
③放任型
ア）能力があり、常に報告・連絡・相談できる社員に対し自主性を尊重して。
イ）「たのむ」式の信頼型の命令とし大綱とポイントだけで自発性を活かし任せる方法。
A君の場合独裁型でいいのだが
指示内容に名詞や主語が抜けていると指示が伝わりにくい。
指示を出す人間は傲慢になるべからず
1を聞いて10を知るとか阿吽の呼吸など
高度なことを求めるの指示を出す人の怠慢だ。
まず1を聞いて10を知るなんて言うのは
高い目的意識と学習意欲が必要
例えばラーメン屋で一人前になったら暖簾分けしてもらえるなど
師弟関係だったりすればそういうこともあるがアルバイトやサラリーマンに求めるのは酷だ
そして阿吽の呼吸はコミニュケーションを繰り返し強い信頼関係を作れて初めてできること上司と部下では阿吽の呼吸は無理
一般的に指示の出し方が下手な人の特徴とは？
仕事の全体像が説明できなかったり
言わなくてもいいだろうと思って説明を省略してしまうことがある。
仕事を他人に任せるのが下手な人の11の特徴
- 独断と偏見で仕事を振り分ける。
- 締め切り直前に仕事を与えて、危機を招く。
- 予想される結果をはっきり伝えられない。
- 説明は最小限で、あとで慌てて指示を出す。
- 誤解を招くようなやり方で仕事を渡す。
- 何に関しても、大至急やるように求める。
- 業務への効果的な取り組みは、相手に開発して欲しいと思っている。
- 見直し、確認の手順やスケジュールを正式に決めていない。
- 職務遂行のやり方に余計な口を出す。
- 成果が上がらないときは他人を責めるが、上がったときは自分の功績にする。
- 業務を完全には任せきれずに、しがみついたままで、進行を妨げる。
仕事を他人に任せるのが上手な人の11の特徴
- ある職務に誰が適任か、よくわかっている。
- 速やかに仕事を委ね、遂行までの十分な時間を与える。
- 目的・目標をはっきりと説明する。
- 業務遂行に必要な情報をすべて渡す。
- 行動に移る前に、相手に業務内容をきちんと理解させる。
- 締め切りを設定する。
- 企画書の作成を奨励する。
- 定期的に進捗状況を確認する。
- 部下が説明と助言を求めやすい環境を作る。
- 最終的な責任は自分が負うが、功績は職務を遂行した人間に与える。
- 新たな責任を持たせることで、相手の成長を促す。
まとめ
ケースバイケースだけど確実に言えるのは名詞や主語を省略して指示をだすのはダメだ。
後、一回の説明で相手が全て理解してくれると思ってはいけない。
難しい内容ならメモを取らせる。
一回の説明で全てを完璧に理解するなら
その人は天才ですね。
部下への指示の出し方まとめ
5W3Hを意識する
相手に伝わるように大きな声で
全体像を説明する。
言わなくてもわかるだろうは禁止。
指示は具体的に的確に行うべし。
伝わらないなら言葉を変えたりして分かるように説明する事。
複雑な指示をする時はメモを取らせる。
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