仕事の説明とか会議のプレゼンでいまいち話が伝わってないと悩む人。
話が入ってこないと悩む人も多いと思います。
なぜ、話が伝わらないのか？
これは単純な話。
説明するのが下手だからです。
大きく分けて二つのコツがあります。
目的をしっかり設定する。
目的をしっかりするというのは説明を聞いてもらって知識を共有してほしいのか
判断や承認をしてほしいのか？
意見やアドバイスがほしいのか？
協力してほしいのか？
相手にしてほしい事を明確にする事が大事。
仕事の説明が下手な人ほど、目的を相手に伝えてない。
- 仕事内容だったり
- 商品の説明だったり
- 休憩時間の話だったり
これがごちゃ混ぜになっていると分かりにくいなんてもんじゃない。
ごちゃ混ぜで話せば分かりづらくなる。
なので最初に目的を相手に話す。
ダラダラと喋らない
仕事内容を説明する
と最初に宣言してから仕事内容を話す。
商品説明は仕事内容の話が終わってからにしましょう。
最後に休憩時間と言った感じで何を説明するのか？何を話すのか？きちんと宣言すべきだ。
ごちゃ混ぜにするとこうなる。
営業の仕事の場合
今日は〇〇さんのところに営業へ行って(仕事内容)
商品Aと商品Bのサンプルを渡すんだ。(仕事内容)
商品Aは我が社の新商品で〇〇という新機能がセールスポイントだぞ(商品説明)相手先にサンプルを見せたら担当者からサインをもらってくれ(仕事内容)
工場長の山田さんと一緒に行ってもらうからフォロー頼んだ(仕事内容)
一つ一つを簡潔にまとめれば分かりやすいけど
今日は営業の仕事で商品のサンプルを渡してくれ新機能をしっかりアピールしてこいよ、〇〇は画期的だからな、山田を連れて行け、相手にサンプルを見せたらサインも忘れないでもらってきて。
商品Aの特徴については〜
ダラダラした説明は正直、聞いているとよく分からなくなってくる。
しかもこういう内容のことを一息で話す人は結構いる。
なるべく簡潔に話す事が大事になる。
短い文章の中に複数の事柄を入れるというのは良くない。
相手の反応を確認する。
一方的に話すのではなく相手の反応を確認しながら話すと上手く伝わる。
相手が聞いてないことがないか勘違いはないかをその都度、確認していく。
例え、説明が下手でも相手の反応をみて分からないところをもう一度、説明する事が大事。
説明が下手な人ほど、自分本位で話す。
相手の理解度を無視して説明をするから相手に伝わらない。
相手が理解するための時間は必要不可欠です。
なので相手が考える時間というか確認をする。
一つのテーマを話したら相手に質問はないか確認するような感じで
相手がどれくらい理解したのか確認しながら話すことが大事。
間が大事
話し過ぎないことが大事、一息つくや相手が質問したり
考える時間を忘れない方がいい。
かなり難しいけど、会話のリズムを整えると相手が理解しやすくなる。
自分も考えを整理できる。
会話を自分勝手にしていると相手に伝わらない。
人間のワーキングメモリーは思ったより小さい
ワーキングメモリーというのは人間の短期記憶のことで基本的に4つから6つくらいのことしか記憶できない
例えるなら買い物メモみたいなもの。
なのでごちゃごちゃといろいろな説明してもワーキングメモリーから削除されてしまう。
最初に目的を設定しろというのはワーキングメモリーが整理されやすいからです。
目的を設定するというと分かりにくいかもしれませんが
料理を作る時に細かな指示をするけど
それがどんな料理を作るのか分からないと作業効率が悪いみたいな話です。
例えば生姜焼きを作ると聞いたらベテランのシェフであれば手順が分かるしすぐに作業ができる
けど、生姜をすりおろして醤油と混ぜろといきなり説明されても分かりにくい
生姜をすりおろして醤油と混ぜて
皿の準備して
お肉を漬け込んで
と夕食の準備と平行して作業をしていくと非常にやりづらい
目的が分かるとワーキングメモリーに書き込む量は減ると思う。
細かい説明は紐付けされるし、経験があれば余計な説明はいらなくなる。
説明が下手な人の説明って歯抜けになるというかどこかで絶対に忘れてしまうことが発生するので
これは絶対に必要な事がすっぽ抜けてしまうがあるので要注意というか
できればメモを取った方がいいですね。
まとめ
話が伝わらない原因として
- 目的を説明しない。
- 相手の反応を確認しない
話の要点をまとめて簡潔に説明することが大事
相手がちゃんと聞いているかを確認しつつ会話を進める事が大事になる。
きちんと相手に会話の趣旨を説明しておくと理解度が高まる。
伝わらない話というのはタイトルのないブログ記事みたいなもので
要点がつかめないまま話していても理解できない
会話というスキルは練習しないと上手くならないので意識していきたいですね
ではでは（＾ω＾）ノシ
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